نمونه وظایف و مسئولیت ها :
---سیاست گذاری در حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی با استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی
---تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
---آمــاده کردن پیشــینه ها و پرونده های مربوط به کمیســیون ها، نشســت ها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مدیرکل و مقامات مافوق ذی ربط
---تدوین و تنظیم برنامه ملاقات مدیران و کارکنان و مراجعین با مقام مافوق
---ایجاد خطوط ارتباطی مســتقیم برای تســهیل برقراری ارتبــاط با واحدهای مختلف موسسه
---تنظیــم برنامه های مربوط به جلســات، ملاقات، مســافرت ها، کنفرانس ها، بازدیدهای داخلی و خارجی مقامات
---صیانت از کلیه مکاتبات و اطلاعات و اسناد طبقه بندی شده.
-بررسی مطالب انعکاس یافته در رسانه های گروهی در خصوص فعالیت موسسه.---
-تهیــه و تنظیم گزارش وقایع مهم روزانــه و جمع بندی مکاتبات جهت ارائه به مقام مافوق---
-تنظیم دســتور جلسات و اقدام در زمینه انجام برنامه های مربوط به سمینارها، کنفرانس ها، مصاحبه ها---
---آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به جلسات و سمینارها جهت مطالعه ریاست سازمان قبل از شروع جلسات
---پاســخگویی به مراجعین و راهنمایی آن هــا و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام درخواســت های متقاضیــان و مراجعه کنندگان و رعایت طرح تکریم ارباب رجوع، ترتیب ملاقات- مراجعین.
-ابلاغ دستورات مقام مافوق به اشخاص و مؤسسات ذی ربط و واحدهای تابعه برحسب خط مشی تعیین شده---
---انجــام اقدامات لازم در زمینه محافظت، نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و ســایر اســناد و مدارک همچنین حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
-دریافت نامه ها، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خالصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط.
-استفاده از نرم افزارهای پردازش متن، دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی، دورنگار و---
-ارتباط مؤثر با مدیران سطوح عالی، میانی، پایه---
به کارگیــری فناوری نویــن در جهت مکانیزه نمــودن فرآیندهای اداری و سیستم های بایگانی---